Ritmul cu care se întâmplă lucrurile în jurul nostru și în viețile noastre private și profesionale fac parte din procesul digitalizării. O masă de instrumente tehnologice care ne deschid oportunități, resurse informaționale care ne optimizează viața și timpii de lucru și căi digitale prin care ne putem apropia de cei dragi.
Suntem deja integrați și obișnuiți cu acest proces de digitalizare cel puțin în viața privată și în mediul profesional. Este într-adevăr o ramură socială care ține cu greu pasul, din diverse motive, și anume instituțiile de stat. Dar mișcări se fac în acest sens (un exemplu ar fi înființarea ADR – Autoritatea pentru Digitalizarea României), dar în continuare vom discuta despre atenția care se acordă de ceva vreme procesului de digitalizare a instituțiilor de stat și despre beneficiile pe care le oferă.
Digitalizarea instituțiilor de stat – ce înseamnă
Digitalizarea instituțiilor de stat este un pas firesc pentru nivelul tehnologic dobândit de fiecare dintre noi, inclusiv de către copiii de clasele primare/ generale, cât și de persoanele de vârsta a 3-a. Cu atât mai mult cu cât pandemia Covid-19 ne-a pus în fața unui contex în care accesarea unor servicii rapide și la distanță reprezenta singura modalitate pentru ca lucrurile se să întâmple.
Digitalizarea instituțiilor de stat reprezintă în esență un instrument optim, eficient și predictibil pentru consolidarea și dezvoltarea unei comunități și pentru accesarea oportunităților sociale. La această etapă, importanța digitalizării instituțiilor de stat este accentuată de creșterea numărului de antreprenori și business-uri în dezvoltare. Care au la rândul lor nevoie de un parteneriat transparent și facil cu statul, de o colaborare pe timpi optimi de lucru, care să mențină focusul către productivitate.
Digitalizarea instituțiilor de stat vine la pachet cu un limbaj de comunicare adaptat momentului tehnologic din care facem cu toții parte. Iar astfel, antreprenorii vor putea simți un sprijin în ceea ce privește partea legislativă sau fiscală a business-urilor pe care le dețin. Știm cu toții cât de incerte și neactualizate sunt informațiile de pe site-urile oficiale ale instituțiilor. Trecerea de la programul modificat în pix pe foaie A4 la o aplicație dedicată sau un site actualizat în timp real este un pas uriaș de care fiecare cetățean are nevoie.
Digitalizarea instituțiilor de stat reprezintă accesarea unor informații publice în mediul online, posibilitatea de depunere a diferitelor documente (formulare, cereri, declarații, anexe), posibilitatea de a efectua plăți online (taxe și impozite, amenzi, diverse taxe și timbre, etc) și garanția confidențialității și a realizării lucrurilor într-o manieră standardizată și automată, nu manuală.
Unele acțiuni dintre cele enumerate anterior sunt deja implementate, însă de multe ori fără succes înregistrate în propriul sistem. Iar aici avem diverse exemple precum popriri pentru plățile unor amenzi care nu apar în sistem, amenzi pentru taxe de pod achitate online și neînregistrate în sistem, etc. acestea fiind doar câteva dintre experiențele negative ale cetățenilor cu un prim nivel de digitalizare al serviciilor instituțiilor de stat.
Discrepanța dintre acest nivel incipient al instituțiilor de stat și cel relativ avansat din viața noastră privată fac și mai dificilă îndatorirea noastră ca cetățeni. Băncile au dezvoltat diverse funcții financiare pentru a lucra ușor cu banii noștri de la distanță: retrageri din ATM fără card, aplicații ce permit transferuri instant, plăți cu telefonul, schimburi valutare online, etc.
Pe lângă înființarea ADA – Autoritatea pentru Digitalizarea României, accesarea diverselor fonduri europene au adus mici acțiuni în digitalizarea instituțiilor de stat. Participarea la cursurile de formare online impuse de proiect, depunerea/ trimiterea online proiectelor și a cererilor de accesare, colaborarea cu alte instituții (bancare), toate aceste etape au adus digitalizarea cu un pas mai aproape de instutuțiile de stat. Chiar dacă nu la niivel pe care ni-l dorim încă.
Digitalizarea instituțiilor de stat – care sunt beneficiile
Cu cât statul oferă mai mult sprijin și facilitate mediului de afaceri, dar și cetățenilor, cu atât beneficiile sunt mai mari. O comunitate dezvoltată cu acces la resurse actualizate reprezintă o comunitate care produce și oferă rezultate economice, financiare și morale. Iar beneficiile se resimt în toate cele 3 mari direcții de interes.
1. Beneficiile cetățenilor în digitalizarea instituțiilor publice:
- depunerea online a documentelor de interes și prin soluționarea automată a cererilor;
- trimiterea reclamațiilor, sesizărilor și a recomandărilor chiar și de pe telefonul mobil (probleme în trafic, drumuri blocate, defecțiuni stradale, etc);
- plăți taxe, impozite și amenzi;
- actualizarea în timp real al unui status pentru acte depuse;
- eliberări de cereri tip, adeverințe, declarații;
- stimularea și încurajarea cetățenilor către informare (crearea unui obicei de a fi la curent cu noutățile statului).
2. Beneficiile angajaților din instituțiile publice:
- optimizarea timpilor de lucru și oferirea informațiilor necesare într-un timp minim;
- diverse programări online și comunicare transparentă cu privire la timpul de soluționare;
- acces la un istoric individual al cetățenilor (în funcție de document/ situație/ instituție);
- consolidarea relației și încrederii dintre cetățeni și stat;
- evidența generală asupra petițiilor, contractelor, cererilor, etc.
3. Beneficiile economiei într-o societate cu instituții digitalizate
- o relație deschisă și transparentă cu întreaga comunitate de cetățeni și implicit cu mediul de afaceri;
- educarea financiară a antreprenorilor pentru o practică la alb (nu la negru);
- o comunicare facilă și transparentă între localități/ orașe/ județe;
- oportunități de investiție de la parteneri externi;
- o imagine națională care pune România pe harta dezvoltării.
Și lista poate continua cu multe beneficii și avantaje pentru toată lumea. Din fiecare situație trebuie să reținem o concluzie, o consecință, pentru care să putem face un plan de evitare pe viitor. Iar pandemia Covid-19 a generat deja trenduri posibile cu rezultate și după ieșirea din acest context. Orice criză aduce cu ea și oportunități sau accelerarea unor acțiuni propuse sau doar plănuite. Așa că putem considera un moment foarte bun pentru digitalizarea instituțiilor de stat din România.